As vantagens de implantar uma Gestão de Documentos eficiente em sua empresa

postado por simpress | 30 de Maio de 2018

Por muito tempo a área de TI era vista apenas como um centro de custo das empresas, se limitando a prover suporte, não agregando valor ao negócio. Hoje, se tornou essencial para o funcionamento de qualquer organização, pois enriquece e otimiza processos, alcançando uma posição estratégica e fonte de insights valiosos. Por isso, é tão importante investir e valorizá-la. A gestão de documentos é uma aliada importante da área de TI, pois envolve informações cruciais da empresa, sem as quais os negócios podem ser gravemente afetados. Nos dias de hoje cada segundo faz a diferença e o valor da informação para a tomada de decisão é imensurável.

Neste cenário soluções de ECM tornam-se indispensáveis pois auxiliam na estruturação e otimização do processo. Além disso de forma prática apoiam ao compliance da corporação a manter a segurança da informação.

Conheça o ECM

Um dos benefícios de se contratar o outsourcing de impressão é ter a disposição um time especializado que lhe apoiem em todo o processo de gestão documental desde a captura até o armazenamento dos documentos.

Para isso existe hoje o ECM (Enterprise Content Management), que consiste em metodologias, estratégias e soluções para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e compartilhar conteúdo e documentos. Veja alguns benefícios que contratar um serviço como este pode oferecer:

  • Otimização de recursos: a partir da própria MFP você pode estruturar processos de captura customizados de acordo com a necessidade de cada área e departamento de forma simples sem necessidade de investimentos com infraestrutura adicionais.
  • Acesso rápido a qualquer documento: Sem um gerenciamento adequado, os documentos podem se perder e nunca mais serem achados. Um dos benefícios de implantar o ECM é a rápida localização de documentos, relatórios, correspondência, entre outras informações importantes. Isso agiliza os processos internos e otimiza as atividades do dia a dia;
  • Redução de custos: O ECM também ajuda na redução de gastos, já que evita perdas e reimpressões de documentos e informação, além de reduzir custos operacionais como envio de malotes e armazenamento de caixas, . Aplicando essa estratégia já se nota uma grande economia de tempo e de recursos;
  • Diminuição no volume de papel: Outro benefício desse método é diminuir a quantidade de papel usado na empresa através da digitalização de documentos. É também uma maneira mais segura e eficiente de gerenciá-los;
  • Minimizar o tempo de acesso à informação ou perda de dados: Em uma empresa sem um bom gerenciamento, a perda de dados é muito comum. Esse problema pode afetar diretamente os processos e negócios da empresa de maneira negativa. Por isso, um dos benefícios que o ECM oferece é a diminuição de perda de dados através de uma organização mais eficiente e clara.

ECM: opção para quem quer mais desempenho e menos custos

O ECM pode ser utilizado em empresas de todos os segmentos e tamanhos. Podemos contar com soluções muito eficazes, que otimizam processos e contribui para um melhor desenvolvimento dos negócios. A organização é base para que todas os outros departamentos de uma empresa trabalhem em harmonia e sintonizados.

Além disso, contratar um serviço como este permite que a atividade central da empresa seja sempre o foco e, com isso, a atenção esteja sempre voltada em solucionar obstáculos do core business do empreendimento. Através do ECM as empresas veem otimizando processos e reduzindo custos, investindo o saving conquistado em sua atividade fim.

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