Workflows dinâmicos e como eles podem melhorar o seu processo de impressão

postado por simpress | 17 de Agosto de 2018

Todas as empresas buscam, com maior ou menor empenho, uma boa organização, mas para trazer uma verdadeira organização para a sua empresa, é preciso um sistema de gerenciamento completo. O monitoramento garante a otimização e realização das atividades diárias, além de maior controle sobre os processos. Para isso existem os workflows dinâmicos, que são fluxos de trabalho predefinidos, com regras e que podem ser otimizados para cada empresa, conforme sua necessidade. O workflow auxilia na ordem em que os processos são feitos, assim há um acompanhamento passo a passo do andamento das atividades, além de ser possível determinar em que ponto está o trabalho e gerar uma previsão de entrega mais precisa.

Workflows dinâmicos em impressão

Com o Outsourcing de Impressão, utilizamos workflows dinâmicos em impressão, como o escaneamento em massa de arquivos. Ao invés de digitalizar um por um, utiliza-se um sistema que permite o escaneamento de vários arquivos por vez e já com um destino certo. É possível armazenar, digitalizar e arquivar os documentos da maneira que desejar. Veja quais vantagens que esse sistema pode trazer para sua empresa:

  • Workflows dinâmicos como forma de diminuição de custos: organização sempre gera redução de custos, pois evita o desperdício. Por este motivo, a implantação de um worfklow dinâmico trás economia para a empresa, pois assim os documentos não se perdem e são mais fáceis de serem achados quando necessário, evitando a reimpressão. 
  • Aumento da produtividade: com um workflow dinâmico é possível reunir diversas funções em apenas um espaço. Você pode capturar e distribuir arquivos digitalizados, além de criar seu próprio fluxo de trabalho. Isso gera mais produtividade, pois o fluxo de arquivos estará mais organizado.
  • Agilização dos processos: uma reestruturação no modo de trabalho de uma empresa permite a visualização de pontos de conflito. Quando um sistema como este é implantado e os processos são feitos em etapas predefinidas, então, o fluxo de informações corre mais rápido. Com as informações necessárias chegando ao local que deve chegar no menor tempo possível, garantindo mais agilidade e eficácia. 
  • Workflow único para sua empresa: contratando uma empresa que ofereça um serviço de Outsourcing de Impressão e tenha o sistema de workflow dinâmico como a Simpress, você pode adaptá-lo de maneira que atenda as necessidades da empresa. Se trata de um sistema totalmente customizável, por tanto será um fluxo único, criado exclusivamente para a empresa contratante.

A partir dos pontos destacados, pode-se concluir que a implementação de um workflow dinâmico de impressão pode gerar muitos benefícios para a empresa. Se trata de um investimento para a otimização dos processos e a melhoria no fluxo de trabalho da companhia. É um conceito que vem se popularizando cada vez mais por entregar resultados imediatamente e de forma definitiva. 

Apesar de esse conceito abranger também outras áreas, ele é muito forte da área de impressão e TI pois é condizente com as atividades desse setor. É um modo de valorizar e melhorar essa área, que é fundamental para o funcionamento da empresa de modo geral.

Gostaria de saber as vantagens de implantar uma gestão de documentos eficientes na sua empresa? Acesse o nosso post e descubra.

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